Meetings effektiv planen und durchführen

Meetings sind oft sehr frustrierend, insbesondere, wenn die gemeinsame Zeit nicht gut genutzt wird. Dennoch ist es oft sinnvoll und notwendig, dass Menschen sich treffen, um sich abzustimmen, Vorschläge zu entwickeln und Entscheidungen zu treffen. Und richtig eingesetzt, sind Meetings ein wirksames Instrument, um seine Ziele zu erreichen. In diesem Training zeigen wir, wie Sie effektive Meetings planen, gestalten und durchführen.

Was bringt Dir das Training

Dieses Training ist für:

• Wenn Du dich dafür interessierst, was Menschen erreichen können, wenn sie effektiv zusammenarbeiten
• Wenn Du daran interessiert bist, Elemente aus Soziokratie 3.0, agilem Projektmanagement und Liberating Structures zu erleben und selber zu nutzen.

Details zum Training für effektive Meetings

Ihre Trainer

• Dauer: 1 Tag
• Termine: nach Vereinbarung
• Ort: nach Vereinbarung
• Preis: CHF 430 pro Person

Effektive Meetings: 6 Tipps für eine wirksamere Zusammenarbeit

1. Definiere den Zweck des Meetings und sei dabei spezifisch

Der Hauptgrund warum viele Meetings für die Beteiligten nicht zufriedenstellen sind, ist: Es gibt kein gemeinsames Verständnis darüber, wozu das Meeting genau dienen soll. Das mag zunächst überraschen. Ein Teammeeting dient dazu, sich im Team abzustimmen und ein Planungsmeeting dazu einen Plan zu erstellen. Doch das ist zu unscharf.

Priya Parker beschreibt in «The Art of Gathering» drei Kriterien für einen guten Zweck eines Meetings: Er muss spezifisch, einmalig und streitbar sein:

• Spezifisch: Der Zweck, warum sich Menschen treffen, ist fast immer ehrenwert. Aber eben häufig ist er auch vage und fad. Wir treffen uns, um uns abzustimmen, für gemeinsamen Rückblick oder Ausblick, um zu planen u.ä. Die Frage bleibt offen: Was ist der Grund, für den es sich für uns lohnt, sich zu treffen?
• Einmalig: Gerade bei regelmässig stattfindenden Meetings droht der Zweck zur Routine zu werden. Was macht dieses Treffen anders als all die anderen? Ist es eines von viele Teammeetings oder gelingt hier ein Durchbruch? Etwas Besonderes? Etwas Wichtiges?
• Streitbar: Zu was bekennen wir uns in diesem Meeting (und was betrachten wir nicht)? Worauf fokussieren wir uns? Dieses Kriterium hilft uns, wichtige Entscheidungen zu treffen.

Beispiel: «Wir klären, was wir Ende der nächsten Woche erreicht haben wollen und wie uns das gelingt «(statt: «Wir planen die nächste Woche»). Oder: «Wir entscheiden, ob wir mit dem Produkt A starten können.» (statt: «Produktentscheid»).

Wer ein Meeting organisiert, sollte alles am Zweck des Meetings ausrichten:

• Zeit und Dauer des Meetings
• Ort und Raum
• Teilnehmende
• Rollen im Meeting
• Vorgehen, Struktur und Methoden
• Dokumentation während und nach dem Meeting

Daher ist es wichtig, genug Zeit und Gedanken in den Zweck zu investieren. Und wenn sich bei der Vorbereitung herausstellt, dass es keinen guten Grund für ein Treffen gibt, trägt dies auch zur Klarheit bei.

Lesetipp für effektive Meetings: The Art of Gathering von Priya Parker

2.Vermeide Multitasking

Viele Menschen möchten in Meetings möglichst viel erledigen. Das ist nachvollziehbar (wir möchten das ja auch). Es birgt jedoch die Gefahr, dass wir unsere Treffen überfrachten. Meetings dienen dann nicht mehr einem sondern mehreren Zwecken. Es kann sogar sein, das sich diese gegenseitig widersprechen. Statt Klarheit und Fokus schaffen wir Stress, Verwirrung und Frust.

Fokus ist der Schlüssel zu effektiven Meetings. Es kann sinnvoll sein, die drei wichtigsten Themen für nächste Woche zu klären, jedoch nicht alle. Oft ist das Aufteilen von Themen auf mehrere Meetings schon ein grosser Schritt zu besseren Meetings.

3. Finde eine gute Gruppengrösse

Es ist einfach, alle zu einem Meeting einzuladen, die betroffen sein könnten. Doch die Entscheidung, wer nicht dabei sein soll ist mindestens genauso wichtig, wie die zu den Teilnehmenden. Mit der Grösse der Gruppe verändern sich Intimität, Diversität und Gruppendynamik. Auch die Zeit, die einzelnen zum Sprechen bleibt und die Zahl der Menschen, mit denen man im Meeting in Beziehung treten kann sind davon abhängig.

Wenn es darum geht eine Entscheidung zu treffen, sollten alle dabei sein, die betroffen sind . Wenn ein Vorschlag erarbeitet werden soll, genügt dagegen ein kleines Team, das vorab mit Ideen aller versorgt wurde.

Überlege also gut, wer Deinem Vorhaben dient. Wer nichts beitragen kann, bleibt besser fern.

4. Schaffe Raum für effektive Meetings

Zum Raum gibt es verschiedenen Aspekte. Zum Beispiel:

• Verfügbarkeit des Raums
• Erreichbarkeit für Teilnehmenden
• Platz für Aktivitäten und Dokumentation
• Beleuchtung, Stimmung
• Infrastruktur
• Aufteilung, Gestaltung, insbesondere Bestuhlung

All diese Aspekte können hilfreich oder störend sein. Dabei geht es nicht nur darum, dass sich die Teilnehmenden wohlfühlen. Der Raum in dem wir arbeiten beeinflusst, wie wir denken und handeln. Ist z. B. durch die Sitzordnung bereits vorgegeben, wessen Meinung die wichtigste ist, ist kaum mit Widerspruch oder neun Ideen zu rechnen.

Wähle den Raum weise, so dass er zum Zweck des Meetings passt. Dabei sollten nicht die Erreichbarkeit oder die Verfügbarkeit im Vordergrund stehen. Wichtig ist, dass der Raum dazu beiträgt, das Ziel der Teilnehmenden zu erreichen.

5. Sei eine gute Gastgeberin/ein guter Gastgeber

Als Gastgeberin oder Gastgeber (oder auch als Hosting-Team) sorgst Du dafür, dass es den Teilnehmenden ihre Arbeit gut erledigen können. Viele verstehen die Roll der Gastgeber/in als jemand, der sich im Hintergrund hält und nicht auffällt. Doch gute Gastgeber überzeugen durch Präsenz. Das ist insbesondere dann der wichtig, wenn die Dinge aus der Ruder zu laufen drohen:

• Die Teilnehmer verlieren den Fokus
• Die Energie im Raum schwindet oder
• Eine Diskussion droht zu überhitzen

In Situationen wie diesen braucht es jemand, der der Gruppe wieder eine Richtung geben kann. Sei es durch einen Vorschlag, eine Pause oder eine herzhafte Entscheidungen. Natürlich kann dies jeder im Raum tun. Nur die Gastgebenden haben, wenn sie als solche wahrgenommen werden, dafür besondere Autorität. Diese Autorität entsteht, wenn die Gastgeber von den Teilnehmenden von Anfang an als solche wahrgenommen werden. Durch ihr Präsenz. Überlege dir daher gut, wie Du die Rolle des Gastgebers oder der Gastgeberin in einem gut wahrnimmt.

Gute Gastgeber sind nicht nur für die Teilnehmenden da, sie treffen auch die wichtigen Entscheidungen. Sie sorgen damit dafür, dass alles dem Zweck dient (und alles, was ihm nicht dient, weggelassen wird). Und hier schliesst sich ein Kreis. Und damit wird hoffentlich deutlich, warum gute Gastgeber immer mit dem Zweck des Meetings beginnen. Priya Parker macht dies übrigens auch für private Treffen wie Geburtstagfeiern oder Hochzeiten. Probieren Sie es aus.

Wir halten uns an das Intentional Commitment for Practitioners and Teachers of Sociocracy 3.0: