Teamarbeit in Zeiten der Corona-Krise: Wie gelingen Co-Creation und Entscheidungsfindung im virtuellen Raum?

Mit Beginn der Corona-Krise wurden Teams physisch auseinandergerissen. Wir haben schnell gelernt, wie sie Meetings online durchführen können. Damit ist Teamarbeit auch ohne gemeinsames Büro möglich. Doch gelingt es damit, die im Arbeitsumfeld notwendigen Ideen zu generieren und gemeinsam gute Entscheidungen zu treffen? Es ist unwahrscheinlich, dass die einfach gelingt. Denn im virtuellen Raum fehlt informelle Kommunikation weitgehend. Im ersten Teil des Beitrags haben wir gezeigt, warum das für Teams und Organisationen eine Herausforderungen ist. Im zweiten Teil geht es um die Fragen:

• Was kann eine Organisation und ein Team konkret tun?
• Und wie können wir die Herausforderung während der Corona-Krise angehen?

Dazu haben wir einige Ideen und Handlungsempfehlungen zusammengestellt. Wir freuen uns über Rückmeldungen und Ergänzungen dazu.

Gemeinsam Ideen zu erarbeiten und Entscheidungen zu treffen ist einfacher, wenn man sich in einem Raum treffen kann. Wie gelingen die Co-Creation von Vorschlägen und das Fällen von Entscheidungen im virtuellen Raum?

Teamarbeit braucht Vertrauen

Zwei Themen prägen die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden in der Remote-Arbeit in besonderer Weise:

• Arbeitszeiten: Oft besteht Unklarheit zu Arbeits- und Verfügbarkeitszeiten. Klar, besondere Situationen erfordern besondere Massnahmen. Bedenken sollte man jedoch, dass auch im Homeoffice verschiedene Bedürfnisse koordiniert werden müssen. Trefft daher klare Vereinbarungen zur Verfügbarkeit die helfen, langfristig produktiv zu bleiben. Und beachtet die rechtlichen Vorgaben.
• Prozess- und Performanceüberwachung: Vorgesetzt möchten Gewissheit, dass die Mitarbeitenden ihre Aufgaben erledigen und dies im Sinne der Organisation tun (effizient und konform). Doch im Vordergrund steht jetzt, geeignete Lösungen für neue Fragen zu finden. Das ist Teamarbeit. Wie bekommen wir die Dinge gemeinsam geregelt? Selbstorganisation hilft dabei, die neuen Fragen zu lösen.

Mit Beginn der Corona-Krise in den USA kauften amerikanische Unternehmen reihenweise Software um ihre Mitarbeitenden zu überwachen. Kein guter Start für die gemeinsame Lösung komplexer Fragestellungen. Vertrauen ist ein Schlüssel für erfolgreiche Teamarbeit. Die Vertrauensforscherin Antoinette Weibel sagt, Vertrauenswürdigkeit entsteht durch:

1. Zusammen denken und zusammen entscheiden
2. Dialog statt Monolog – Zuhören und Bedürfnisse wahrnehmen
3. Selbstorganisation ermöglichen – neue, passende Ordnungen zulassen
4. Sich umeinander kümmern – um Unterstützung bitten und Unterstützung geben

Mach es einfach, sich einzubringen

Wichtig ist, dass die Team-Mitglieder den Aufwand und das Risiko, sich einzubringen (sich zu exponieren) als gering wahrnehmen.

• Technisch: Stelle Arbeitsmittel zur Verfügung, die den Bedürfnissen gerecht werden. Nur weil alle Tool X einsetzen, muss das nicht das Richtige für Euch sein. Und es braucht meist nicht alle ausgefeilten Features. Einfache Bedienung und zuverlässige Verfügbarkeit schaffen Sicherheit und Vertrauen. Meist gibt es nicht eine perfekte technische Lösung. Daher kann es sinnvoll sein, verschiedene Optionen für verschiedene Bedürfnisse bereitzustellen. Nimm Feedback der Anwenderinnen und Anwender ernst. Und sucht gemeinsam nach geeigneten technischen Lösungen.
• Persönlich im Team: In Video-Meetings mit vielen Teilnehmenden gehen leise Stimmen leicht unter. Sorge dafür, das alle etwa gleich viel Redezeit bekommen. Frage gezielt nach Gegenstimmen. Sie können helfen, Risiken zu erkennen. Das «Reden in Runden» und der Konsent-Entscheid können dafür hilfreich sein.

Über thedecider.app kannst Du herausfinden, in welche Situation welches Entscheidungsverfahren für Dein Team am besten geeignet ist:

Das App fragt verschiedene Aspekte der Entscheidungssituation ab. Je nach Antwort schlägt es Entscheidungsverfahren wie Konsens, Konsent, demokratische Wahl oder das Vertagen der Entscheidung vor. Zudem zeigt es Infos wie Vor- und Nachteile zu dem jeweils vorgeschlagenen Verfahren an.

Fördere Beziehungen, Solidarität und Verbundenheit

Check-In am Morgen

Das Team trifft sich morgens zu einer vereinbarten Zeit um den Tag gemeinsam zu starten. Es gibt viele gute Methoden für Check-Ins. Und einige lassen sich gut per Video-Konferenz durchführen. Wichtig: hier geht es um den gemeinsamen Start in den Tag. Sprich: kurz und knackig. So, dass alle Lust haben, daran teilzunehmen.

Paten-System

Die Idee ist einfach: Jeder sucht sich eine Partnerin/einen Partner um sich regelmässig oder bei Bedarf auszutauschen. Dabei kann es um Fragen der Arbeit gehen, um die Organisation zu Hause oder um persönliche Anliegen. Die Gespräche sind vertraulich. Hier entsteht Raum für Beziehung und informelle Kommunikation. Nach festgelegter Zeit sucht sich jede Person eine neue Partnerschaft.

Marktplatz für Ideen

Gründet einen Marktplatz für Ideen. Die Mitglieder können hier Ideen posten, ergänzen oder Feedback erhalten. Der Marktplatz zeigt: andere haben ähnliche Probleme wie ich und ich kann auf Ideen und Lösungen anderer bauen. Es geht hier nicht darum, die besten Ideen zu küren oder eine Auswahl zu treffen. Es kann jedoch hilfreich sein, Geschichten des Gelingens zu sammeln und zu teilen.

Apps wie das Retrotool können einfach, kostenlos und ohne Anmeldung genutzt werden. Sie ermöglichen Teams, sich unkompliziert selbst zu organisieren (z. B. einen Ideenparkplatz aufzubauen).

Ermögliche Zufallsbegegnungen

Das ist im virtuellen Raum nicht so einfach. Aber es geht. Hier ein paar Ideen:

• Es gibt einen virtuellen Meetingraum (z. B. eine «virtuelle Kaffeemaschine»), in den sich die Mitglieder einloggen, wenn sie sich im Homeoffice etwas zu trinken holen.
• Oder man trifft sich zu einer vereinbarten Zeit an der virtuellen Kaffeemaschine
• Ein Zufallsgenerator legt jeden Tag ein Meeting mit zufälligen Teilnehmenden fest
• Man trifft sich etwas früher im virtuellen Meetingraum.
• Die Leitung des Meetings legt drei Personen fest, die nach dem Meeting noch kurz bleiben

Voneinander lernen und Unterstützung anbieten

Reflexion im Team

Trefft euch regelmässig, um über die aktuelle Situation zu sprechen. Dafür hilfreich sein können Fragen wie:

• Wo liegen die Herausforderungen im Team/in der Teamarbeit?
• Was beobachten wir? Was nehmen wir wahr? Und wo verändert sich gerade etwas?
• Welche relevanten Themen bleiben gerade unbehandelt? Woraus sollten wir achten?
• Was behindert uns? Was sollten wir beseitigen? Von welchen Geschichten wollen wir weniger?
• Was gelingt und gut? Was sollten wir beibehalten oder verstärken? Von welchen Geschichten wollen wir mehr?

Die Reflexion sollte durch eine erfahrene Person angeleitet werden.

Rund-Gespräche

In Teams gibt es häufig Menschen, die zu allen eine gute Beziehung pflegen. Sie gehen gerne auf Leute zu. Und sie sind ernsthaft an dem Austausch interessiert. Ohne physische Präsenz ist es unwahrscheinlicher, dass dies geschieht. Doch warum soll man nicht einfach seine Kollegen anrufen und fragen, wie es läuft? Jeden Tag ein Anruf.

Kollegiale Beratung/Intervision im Team

Manche Fragen im Arbeitsalltag beschäftigen einen über Gebühr. Hier kann es hilfreich sein, sie im Team zu besprechen und die Sicht und Ideen für mögliche Lösungen von Kolleginnen und Kollegen einzuholen. Auch hier kann es hilfreich sein, das Online-Meeting durch eine erfahrene Person leiten zu lassen.

1:1-Gespräche/Coaching

Jeder kennt Situationen, in denen Spannungen, Angst und Ohnmacht schwer auszuhalten sind. Das ist normal,. Es geht nicht darum, diese Situationen zu vermeiden. Wichtig ist vielmehr, einen Umgang damit zu finden. Ein Gespräch mit einer in Coaching ausgebildeten Person kann helfen, hier gute Wege zu finden. Gerade in neuen, ungewissen Zeiten kann es sich lohnen, hierzu Angebote zu machen.

Um Teamarbeit vom gemeinsamen Büro in den virtuellen Raum zu übernehmen braucht es hohe Aufmerksamkeit. Die Kommunikation im Team ist trotz technischer Lösungen eingeschränkt (siehe Teil 1 des Beitrags). Patentrezepte gibt es, wie so häufig, nicht. Wichtig ist, dass sich die Mitglieder, darüber austauschen, welche Anpassungen jetzt notwendig und sinnvoll sind und sich gegenseitig bei der Lösung unterstützen.