Risikomanagement-Tool in Excel

Projekte sind per Definition riskante Vorhaben. Auch in kleinen Projekten solltest Du die Risiken bewusst und gezielt bearbeiten. Doch häufig fehlen geeignete Tools, Vorgehensmodelle und das Bewusstsein für das Risikomanagement. Daher haben wir das Risikomanagement-Tool in Excel entwickelt. Das Excel-Tool stellt das Risikomanagement in einem Projekt dar. Ziel des Tools ist, die Teilnehmenden im Projekt in Kommunikation über die Risiken des Vorhabens zu bringen. Den Risikomanagement ist ein Teamsport und lässt sich nicht über ein Tool alleine bewältigen (dazu unten mehr).

Wie Du das Risikomanagement-Tool in Excel verwenden kannst

Das Risikomanagement-Tool in Excel kommt ohne Programmierung und ohne Makros aus. Wenn Excel auf Deinem Rechner verfügbar ist, kannst Du das Tool ohne Installation von Zusatzsoftware verwenden. Mit fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen kannst es leicht an Deine eigenen Bedürfnisse anpassen. Der Download ist kostenlos und ohne Angabe von Kontaktdaten möglich.

Um die Funktionsweise zu veranschaulichen haben wir das Risikomanagement-Tool mit Musterdaten aus einem ERP-Projekt befüllt. Die Daten kannst Du löschen oder ändern. Hinweise zur Bedienung findest Du im ersten Tab im Risikomanagement-Tool.

Du kannst die Risiken und ihre Einschätzung in der Risikotabelle erfassen. Anschliessend zeigt das Risikomanagement-Tool die Risiken in der Risikomatrix an. Die Risikomatrix kann vielfältig verwendet werden:

• Als Übersicht zur Prüfung der Plausibilität der Risikoeinschätzung
• Als Monitoring des aktuellen Stands der Risiken
• Für das Reporting gegenüber Auftraggeber und Management

Risikomanagement erfordert kritisches Denken

In der heutigen Zeit ist es verhältnismässig einfach, an Informationen zu gelangen. Das ist gleichzeitig eine Herausforderung. Wie soll man in der Fülle die relevanten Informationen erkennen? Das erfordert kritisches Denken. Die gute Neuigkeit ist, jede und jeder kann Grundlagen in Statistik und kritisches Denken lernen.

Gerd Gigerenzer, der Direktor des Harding-Zentrum für Risikokompetenz am Max-Planck-Institut empfiehlt darüber hinaus folgende Punkte zu beachten:

1. Schaue immer auf die absoluten Zahlen
2. Betrachte Risiken niemals isoliert. Vergleiche Risiken mit anderen Risiken.
3. Stelle sicher, dass deine Auswahl an Risiken die Welt um Dich herum repräsentiert.

Risikomanagement im Projekt ist Teamsache

Risiken zu erkennen ist das eine. Doch damit ist es nicht getan. Eines der grössten Risiken in Teams ist, dass Risiken nicht angesprochen werden. Risikomanagement ist Sache des ganzen Projektteams. Zwei Dinge sind besonders wichtig:

• Alle im Projekt beteiligten sind sensibilisiert, sie beobachten das Projekt aufmerksam und Indikatoren frühzeitig melden.
• Die Beteiligten nehmen genannte Bedenken und Einwände ernst und bearbeiten sie sorgfältig.

Phänomene wie Status, Macht und Gruppendenken können dazu führen, dass ein Team über die eintretenden Risiken nicht angemessen kommuniziert. Zwar erkennen Team-Mitglieder Signale, die darauf hinweisen, dass ein Risiko eintritt. Doch verschiedene Effekte führen dazu, dass sie nicht besprochen werden:

• Risiken werden nicht angesprochen (Tabuisierung, Verdrängung, aufgrund schlechter Erfahrung in der Vergangenheit)
• Risiken werden falsch eingeschätzt (z. B. von Vorgesetzten mit mehr Distanz zum Geschehen)

Es ist sinnvoll, Risikomanagement offen und transparent zu machen. Ist Risikomanagement beispielsweise ein fixer Punkt in der Agenda für regelmässige Meetings im Projektteam, bleibt das Thema im Bewusstsein. Die Chance, dass Indikatoren für das Eintreten von Risiken frühzeitig erkannt werden, steigt, wenn mehr Leute mitdenken und wahrnehmen. Wichtig ist, in Teams dafür zu sorgen, dass jede und jeder Themen ansprechen kann, gehört und ernstgenommen wird. Risiken zu visualisieren, hilft dabei. Visualisieren kann man nicht nur in einem Excel-Tool, sondern beispielsweise auch auf Flipcharts, mit Haftnotizen oder an einer Pinnwand.

Keine Innovation ohne Risiken

Innovation ist ohne Risiken nicht möglich. In der Kommunikation vieler Organisationen geht es meist darum, jeweils die beste und sicherste Lösung für ein Problem zu finden. Wenn Neues entsteht, gibt es verschiedene Perspektiven dazu, was die beste Lösung sein könnte. Aufgrund der hohen Ungewissheit, führt diese Suche nach der besten Lösung meist zu endlosen Diskussionen.

In Situationen mit hoher Ungewissheit gilt es daher, diese Perspektive zu ändern. Was die besten Lösung ist, weiss vorab niemand. Die bessere Frage ist daher, wie gestalten wir Antworten, die scheitern können ohne erheblichen Schaden anzurichten. Oder anders gesagt: Experimente, die sicher genug sind, um sie auszuprobieren. Das ist nicht zu verwechseln mit Experimenten, die nicht scheitern können. Risikomanagement zielt damit nicht auf die Eliminierung von Risiken. Ziel ist vielmehr, Risiken zu erkennen und einen geeigneten Umgang damit zu finden. Es kann Risiken geben, die unakzeptabel sind. Aber nur wenn Scheitern möglich ist, sind wir wirklich bereit, Risiken einzugehen.

Die meisten Organisationen, die wir beraten, schätzen sich selbst als risikoavers ein. Wenn Du in einer davon arbeitest, kann es interessant für Euch sein, wenn wir Euren Umgang mit Risiken auf den Prüfstand zu stellen.

Mehr praktische Tipps, Übungen und Methoden zu Projektmanagement, zum Umgang mit Risiken und Ungewissheiten findest Du in unserem Kommunikationstraining für Projektleiterinnen und Projektleiter.

Hinweise zu Lizenzierung, Verwendung und des Risikomanagement-Tools

Wir stellen Tool und und seine Dokumentation «wie es ist» und ohne jede Gewährleistung für Funktion, Korrektheit oder Fehlerfreiheit zur Verfügung. Für jedweden direkten oder indirekten Schaden übernehmen wir keine Haftung. Insbesondere Haftung für Schaden an anderer Software, Schaden an Hardware, Schaden durch Nutzungsausfall und Schaden durch Funktionsuntüchtigkeit der Software schliessen wir aus. Ausschliesslich die Benutzerin oder der Benutzer haftet für die Folgen der Benutzung dieser Software.