Wie Du ein Meeting (grossartig) starten kannst – The (great) Opener

Meetings, Workshops, Trainings und Konferenzen brauchen einen guten Start. Wenn wir ein Meeting starten machen wir Rahmung für das, was darin entstehen wird. Der Start ist als solcher in seiner Bedeutung für der Verlauf der Zusammenkunft kaum zu überschätzen. In diesem Beitrag teilen wir ein «Muster» – The Great Opener – für die wirkungsvolle Eröffnung von Meetings (oder was immer Du kraftvoll eröffnen möchtest).

Dank und Anerkennung für diese Methode gebührt Thomas Ghelfi und Katja Breitenmoser. Mit ihnen darf ich seit Jahren das Art of Hosting-Training leiten, in dem sie den Opener vorgestellt haben.

Warum der Start eines Meetings so wichtig ist

Wie wir ein Treffen von Menschen beginnen hat grossen Einfluss darauf, wie das Meeting laufen wird, was dabei herauskommt, ob (und wie) die Teilnehmenden sich willkommen und angesprochen fühlen. Auch ob sie einen Sinn darin sehen, sich zu beteiligen, zusammenzuarbeiten und herauszufinden, was für sie und andere gut ist, hängt zu einem guten Teil davon ab, wie wir das Meeting starten.

Ein Meeting starten kann man auf unterschiedliche Weise: Mit einem Checkin, mit einem Video, mit effektvoller Musik, mit einem Soziogramm u. v. a. m. Meist braucht es jedoch in irgendeiner From ein paar Worte, von dem, der zum Meeting eingeladen hat oder von der, die durch das Meeting führt (oder beides). Für diesen Teil des Meeting-Starts ist The Great Opener gedacht.

Wenn wir an einem Anlass teilnehmen, einem Meeting, einer Konferenz, einem Training, wünschen wir uns Orientierung und Sicherheit. Was passiert hier heute? Wie wird es sich anfühlen hier zu sein? Was kann ich erwarten und was muss ich beitragen? Mit The Great Opener lieferst Du Antworten darauf und schaffst so den guten Rahmen für das Meeting.

Wie fängt man ein Meeting an (und wie besser nicht)?

Es mag Menschen geben, die können ein Meeting aus dem Stand und ohne Vorbereitung kraftvoll starten. Sie spüren, wo die Menschen gerade stehen, haben immer einen zur Situation passenden Einfall und schaffen Verbindung. Ich gehöre nicht zu diesen Menschen. Ohne zumindest ein Bisschen Vorbereitung wirkt mein Start oft unstrukturiert (obwohl meine Gedanken völlig klar zu sein schienen). Und anderen geht es auch so, da bin ich sicher. Ich habe ganze Projekte den Bach hinuntergehen sehen, nachdem der Start vermasselt wurde. (Beliebt ist zum Beispiel: Bereits beim Kickoff des Projekts wird der Start mit Sekt gefeiert. Die Leute verlassen dem Raum jedoch ohne zu spüren, was ihr Beitrag und ihre Verbindung zum Vorhaben tatsächlich sein könnte). Der Start eines Meetings ist, wie das Kickoff eines Projekts, ein Prozess, der Aufmerksamkeit und Vorbereitung erfordert.

Hermann Hesse schreibt:

Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne,
Der uns beschützt und der uns hilft, zu leben.

Damit der Zauber gelingen kann, müssen wir etwas tun.

Wie und in welchem Umfang Du den Start gestaltest, hängt ab vom Kontext: Kurz oder länger, öffnend oder eher fokussierend. Was und wie Du beginnst, hängt von Deiner Rolle, Deinem Engagement, der Zeit, die Du hast und natürlich von Thema sowie den Teilnehmenden ab.

Der Start sollte klar, stimmig und schlank in der Sprache sein (was ist für den Start relevant?). Ein guter Opener kommt von Herzen und schafft Verbindung. Das bedingt natürlich, dass man auch zu sich selbst gut in Verbindung ist («host yourself»). Das erfordert eine gute Selbstwahrnehmung und eine Anpassung der Umstände, falls nötig (z. B. Raum, Zeit, Einrichtung, Hilfsmittel).

Und es braucht eine Struktur. Und die bietet The (Great) Opener: ein Gerüst, ein roter Faden mit dem Du die Worte für den gelungen Start für dein Meeting findest (er ist aus der Perspektive des Moderators geschrieben):

Ein Meeting starten: The (Great) Opener

Der Opener besteht aus sieben Punkten:

1. Meine Geschichte: Wieso und wozu bin ich hier? Was ist mein Bezug zu all dem?
2. Dein Weg hierher: Wie bist Du (die Teilnehmenden) hierher gekommen? Warum bist Du hier?
3. Wahrheiten, die angesprochen werden sollten: Dinge, die gesagt werden müssen (achte auch auf unangenehme Wahrheiten)
4. Ausblick (Charakter): Charakter unserer Zusammenarbeit: Wie wird sie hier aussehen (heute, in den nächsten Wochen, Monaten )?
5. Ausblick (konkret): Was werden wir hier konkret tun (heute, in den nächsten Wochen, Monaten)?
6. Meine/unsere Wünsche: Was ich mir/was wir uns wünschen: wie unterwegs zu sein, was zu erleben und was zu erreichen
7. Herzlich willkommen! Schön, dass Du das bist. Lass uns starten.

Natürlich kannst Du die Reihenfolge der Punkte ändern, einzelne weglassen oder welche ergänzen. Du kannst damit experimentieren.

Die folgenden Videos zeigen zwei Anwendungsbeispiele: Die Eröffnung eines Teammeetings (links) und die Eröffnung eines 3-Tages-Trainings.

Beispiel 1: Ein Team-Meeting starten

Beispiel 2: Ein Training starten

Tipps zur Anwendung und Anmerkungen dazu

Wozu die Geschichte am Anfang? Das ist eine sehr oft gestellte Frage: Wieso starten wir mit einer Geschichte statt gleich zur Sache zu kommen? Die Antwort ist: Achte mal darauf, was gute Rednerinnen und Redner machen: Sie erzählen eine Geschichte. Geschichten berühren uns anders als Zahlen, Daten und Fakten. Sie machen uns freudig, traurig oder neugierig. Wir leiden oder lachen mit oder wollen wissen, wie es weitergeht. Storytelling schafft Verbindung, fördert Einfühlungsvermögen und ermöglicht Verständnis. Und was wünschen wir uns von einem guten Start? Genau das.

Natürlich muss die Geschichte etwas mit dem Anlass zu tun haben. Hier ist Kreativität gefordert und möglich: Wie ist es zu diesem Anlass gekommen? Wie bist Du dazu gekommen? Was hast Du in der letzten Woche oder heute morgen erlebt, was mit dem Anlass zu tun hat?

Wieso beginnen wir nicht mit «Herzlich willkommen»? Das kann man natürlich machen. Aber probier die andere Reihenfolge aus. Es ist anders, überraschend und kraftvoll.

Wo ist der Treiber: Wer Erfahrung mit Soziokratie 3.0 (S3) hat wird fragen: «Wo ist der Treiber (das Motiv) für das Meeting»? Zurecht. denn in S3 hat jedes Meeting ein Motiv (der sog. Treiber). Er ist, wenn man so will, in den Opener eingewoben. Es kann sinnvoll sein, ihnen explizit zu machen (z. B. auf einem Flipchart). In der Regel ist er jedoch bei der Einladung bereits genannt. Daher kann es auch kraftvoll sein, ihn in den Opener einfach einzubauen.

Vorbereitung: Der Opener ist für mich zusammen mit dem Divergenz-Konvergenz-Modell die wichtigste Grundlage bei der Vorbereitung und Durchführung von Meetings. Ich mache mir für jeden der Punkte vorab Notizen. Man kann sich die Anfangsbuchstaben der sieben Punkte merken (ist ganz einfach: MDWAAWH oder MeDeWAAWüH). Und damit kann man sich die Punkte im Kopf gut zurechtlegen. So habe ich die Struktur für den Start des Meetings ohne auf meine Notizen zurückgreifen zu müssen. Aufmerksamkeit und Blick sind voll bei den Teilnehmenden (was nicht heisst, dass Du keine Notizen verwenden sollst, wenn Dir das hilft).

Material sammeln und verbinden: Es gibt eine sehr wirkungsvolle Möglichkeit, sich vorzubereiten und «Material» für den Opener zu sammeln, um beim Start mit den Teilnehmenden gut in Kontakt zu treten: Sprich mit den Menschen vor dem Treffen. Ich bin immer etwas früher vor Ort. Hör genau zu. Was erzählen sie? Woher kommen sie? Was bewegt sie gerade? Das soll weder manipulativ noch interventionistisch verwendet werden, sondern anknüpfen, an das, was die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bewegt und so Verbindung schaffen. Wer gehört und wahrgenommen wird, wer sich willkommen fühlt, ist besser bereit, sich auf andere einzulassen.

Vor oder nach dem Checkin? Der Checkin hat sich bei in vielen Organisationen etabliert. Hierzu gibt es verschiedene Formate (und man sollte gut überlegen, was jeweils passend ist). Die Frage ist, was kommt zuerst: der Opener oder der Checkin? Ich persönlich starte mit dem Opener. Warum? Für mich fühlt es sich komisch an, wenn man eincheckt, ohne den Rahmen dafür zu haben. Das ist so, wie wenn man am Flughafen eincheckt ohne zu wissen, wo es hingeht. Darum: begrüssen, Rahmen setzen, einchecken und los geht das Meeting.

Wahrheiten: Hier geht es darum, die Dinge beim Namen zu nennen. Das können Ereignisse in der Vergangenheit sein, die für das Meeting von Bedeutung sind. Das kann auch der «Elefant im Raum» sein. Hier braucht es Fingerspitzengefühl, für das, was angebracht ist. Wertungen, die von den Teilnehmenden nicht geteilt werden, können leicht zum Bumerang werden. Dinge, die jeder weiss, aber niemand benennt auch.

Der Opener hat meiner Erfahrung nach drei sehr schöne und wichtige Nebenwirkungen:

1. Er hilft Dir, Dir über Deine Rolle klar zu werden und sie transparent zu machen.
2. Du kannst damit leichter die Perspektive der anderen Teilnehmer einnehmen.
3. Und Du baust damit Deine Erzählung über das Warum und Wozu auf.

Bitte lass uns wissen, wenn Du Fragen, Anregungen oder Überlegungen dazu hast. Und natürlich hoffe ich, von Deinen Erfahrungen damit zu hören.

Viel Erfolg bei allen Starts